Sie haben Fragen zu Ihrem Dienstreiseantrag, zur Abrechnung Ihrer Dienstreise oder zur Rückerstattung von Reisekosten? Unser Serviceteam Dienstreisen hat für Sie Antworten auf diese und weitere häufige Fragen zusammengestellt. Fragen und zugehörige Antworten haben wir in diesem Bereich für Sie gesammelt. Weiterhin stehen sie als Dokument zum Download bereit.
Allgemein
Fahrkarten & Bahnfarten
Nutzung von Flugzeugen, PKWs und Fahrrädern
Tagesgeld
Erstattet werden nur die dienstlich veranlassten notwendigen Reisekosten. Dazu zählen Fahrtkosten, Tagegeld, Übernachtungskosten und Nebenkosten.
Für private Übernachtungen ohne Nachweis wird Ihnen eine Pauschale von 20,00 € gewährt. Nachgewiesene (in der Regel durch Hotelrechnung) höhere Übernachtungskosten werden Ihnen erstattet, wenn deren Höhe mit der Genehmigung anerkannt wurde.
Geben Sie daher die voraussichtlichen Kosten für die Übernachtungen bereits in Ihrem Dienstreiseantrag an.
Übernachtungskosten sind nun grundsätzlich, unabhängig von der Art der Buchung, als notwendig anzuerkennen, wenn der Betrag von 70 Euro (ohne Frühstück) nicht überschritten wird. Bis zu diesem Betrag wurde die Begründungsfreiheit für den Regelfall eingeführt. Sofern dieser Betrag jedoch überschritten wird, soll die Notwendigkeit der Überschreitung bereits bei der Antragstellung begründet und bei der Genehmigung bestätigt werden.
Bei Berlinaufenthalten ist vorrangig eine Übernachtungsmöglichkeit im Gästehaus der Landes-vertretung zu buchen. Sofern die dortigen Übernachtungsmöglichkeiten nicht genutzt werden (z. B. aufgrund fehlender Kapazitäten), soll dies ebenfalls bei der Antragstellung begründet und mit der Genehmigung bestätigt werden.
Für eine wirtschaftliche Buchung wird empfohlen, eine Online-Buchungslösung zu nutzen. Die FHB verfügt bei HRS (Hotel Reservation Service) über einen Zugang, der allen Beschäftigten zur Verfügung steht. Sofern Dienststellen, die nicht zur Kernverwaltung der FHB gehören, eine eigene Buchungslösung einsetzen (z. B. Egencia an der Universität) sollte diese genutzt werden.
In den oben genannten Portalen sind die vereinbarten Vorteilspreise mit den Hotels bereits hinterlegt und werden bei den Buchungen über das Portal automatisch berücksichtigt. Die Vorteilspreise sind im Portal mit dem Logo der FHB gekennzeichnet.
Der Zugang zum HRS-Portal erfolgt über das Mitarbeiterinnen- und Mitarbeiterportal (MiP) - entweder über den neu eingerichteten Menüpunkt „HRS-Hotelbuchung“ unterhalb des Haupt-Menüpunktes „Dienstreisen“ in der Rubrik Selfservices oder über einen Link, der im elektronischen Dienstreise-Antragsverfahren auf der Seite zur Eingabe der voraussichtlichen Kostenpositionen für die Übernachtung(en) hinterlegt ist. Sofern kein Zugang zum MiP möglich ist, kann der Link zum HRS-Portal auch bei der zuständigen Reisekostenstelle erfragt werden. Eine gesonderte Anmeldung auf dem Portal ist nicht notwendig, da der Zugriff direkt über den Link möglich ist.
Bitte grundsätzlich darauf achten, dass die Hotelrechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist.
Generell sollten Dienstreisen nicht vor 06:00 Uhr ab der Wohnung oder dem Geschäftsort angetreten und nicht nach 22:00 Uhr an der Wohnung oder dem Geschäftsort beendet werden. Unter besonderen Umständen kann von diesen Zeite abgewichen werden. Ein früherer Antritt oder eine spätere Beendigung ist bei geringfügigem Über- oder Unterschreiten dieser Uhrzeiten nicht grundsätzlich unzumutbar.
Eine Dienstreise sollte nur dann durchgeführt werden, wenn das Dienstgeschäft nicht auf andere Weise kostengünstiger erledigt werden kann. Auch die Anzahl der Teilnehmer sowie die Dauer der Dienstreise ist auf ein notwendiges Maß zu beschränken. Dies bedeutet für Sie, dass Sie genau wie Ihre Dienststelle im Rahmen des Zumutbaren alles dafür tun müssen, die Dienstreise so wirtschaftlich wie möglich durchzuführen.
Reisekostenvergütung wird Ihnen nur auf schriftlichen oder elektronischen Antrag innerhalb einer Ausschlussfrist von 6 Monaten gewährt. Die Frist beginnt mit dem Tag nach Beendigung der Dienstreise. Nach Ablauf der Ausschlussfrist kann Ihnen Reisekostenvergütung nicht mehr gewährt werden (§ 3 Abs. 1 BremRKG). Sie können den Antrag auf Reisekostenvergütung im MiP über den Selfservice "Dienstreise" stellen. Das Antrags-, Genehmigungs- und Abrechnungsverfahren wird elektronisch (also papierlos) durchgeführt, die Nachweise für entstandene Kosten müssen jedoch zurzeit noch in jedem Fall dem Antrag auf Reisekostenvergütung beigefügt werden.
Wie die Fahrkartenbeschaffung vor Ort organisiert ist, erfragen Sie bitte bei Ihrem zuständigen Sachbearbeiter beim Servicecenter Dienstreisen. Damit der Großkundenrabatt von 5 % der Deutschen Bahn AG eventuell auf dienstliche Umsätze gesichert wird (nur auf Flexpreis Business), ist es erforderlich, dass eine Buchung unter der jeweiligen Kundennummer der Dienststelle erfolgt.
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Bei Bahnreisen ins Ausland können die Kosten für das Benutzen der ersten Klasse und von 1-Bett-Deluxe-Abteilen in Schlafwagen erstattet werden. Aus Gründen der Nachhaltigkeit und Umweltverträglichkeit soll Dienstreisenden die Nutzung der Bahn für Reisen ins Ausland immer ermöglicht werden, auch wenn dadurch Mehrkosten gegenüber der Flugzeugnutzung entstehen.
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Aus Gründen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit müssen Sie für die Hinfahrt die von der Bahn angebotenen Sparpreise nutzen. Für die Rückfahrt ist im Bedarfsfall auch der jeweilige Normalpreis (Flexpreis) möglich, soweit Ihre Dienststelle in dieser Hinsicht im Einzelfall keine anders lautende Regelung getroffen hat.
Soweit mehrere Dienstreisende gemeinsam fahren, sollten die von der Deutschen Bahn angebotenen Mitfahrerpreise, die sich ohne weiteres mit Großkundenrabatt und BahnCard Ermäßigung kombinieren lassen, ausgenutzt werden.
Die Kosten für IC und ICE werden Ihnen dann gewährt, wenn deren Benutzung einer
wirtschaftlichen und zeitgerechten Durchführung der Dienstreise dient, was in der Regel der Fall ist.
Kosten für Platzreservierungen werden grundsätzlich erstattet. Bei unvorhergesehener längerer Dauer des Dienstgeschäftes werden Kosten für die
Umbuchung von Platzreservierungen ebenfalls erstattet.
Ja, das verlangt schon der allgemeine Sparsamkeitsgrundsatz.
Sollten Sie so häufig Dienstreisen durchführen, dass sich allein dadurch die Anschaffung einer BahnCard amortisiert, können Ihnen auf Antrag die Kosten für die Anschaffung der jeweiligen BahnCard 2. Klasse erstattet werden. Wenden Sie sich diesbezüglich bitte an das Servicecenter Dienstreisen.
Ja, die dienstlich erworbene BahnCard darf auch privat benutzt werden. Die Privatnutzung stellt keinen geldwerten Vorteil im Sinne des Steuerrechts dar.
Eine Entschädigung bei Verspätung oder Zugausfall machen Sie über das Fahrgastrechteformular bei der Deutschen Bahn geltend. Sie erhalten das Formular beim Servicepersonal im Zug, am DB Service Point, im DB Reisezentrum sowie als Online-Formular. Die Bestätigung Ihrer Verspätung erhalten Sie durch das Servicepersonal des verspäteten Zuges oder am DB Service Point.Tragen Sie bitte die benötigten Daten zu Ihrer Bahnreise in das Fahrgastrechteformular ein, bestätigen diese mit Ihrer Unterschrift und reichen die Unterlagen zusammen mit der Fahrkarte beim Servicecenter Dienstreisen ein.
Die Kontodaten werden grundsätzlich durch das Servicecenter Dienstreisen in das Fahrgastrechteformular eingetragen, da die Erstattung für Ihre Dienststelle
geltend gemacht wird.
Flugkosten der niedrigsten Klasse werden nur dann erstattet, wenn die alternative Reisezeit mit der Bahn vom Dienstort zum Geschäftsort auf der üblich befahrenen Strecke lt. Reiseauskunft der Deutschen Bahn, regelmäßig die schnellste Verbindung, länger als 7 Stunden betragen würde oder die oder der Dienstvorgesetzte nach einer Einzelfallprüfung die Nutzung des Flugzeugs aus dringenden dienstlichen Gründen vor Beginn der Dienstreise schriftlich angeordnet oder genehmigt hat.
Die Entscheidung ist zu begründen.
Ein dringendes dienstliches Interesse an der Benutzung eines Flugzeuges liegt insbesondere vor, wenn
Das Fehlen von alternativen Betreuungsmöglichkeiten hat die oder der Dienstreisende im Dienstreiseantrag durch schriftliche Begründung zum Dienstreiseantrag glaubhaft zu machen.
Grundsätzlich ist die Benutzung des ÖPNV zumutbar. Die Kosten können nur erstattet werden, wenn triftige Gründe für die Benutzung eines Taxis vorliegen.
Triftige Gründe liegen insbesondere vor, wenn:
Ortsunkundigkeit und schlechtes Wetter sind für sich allein genommen kein triftiger Grund.
Ja, wenn ein erhebliches dienstliches Interesse an der Anmietung eines Mietwagens vorliegt, können die Kosten hierfür erstattet werden. Grundsätzlich können nur die Kosten für die Anmietung eines Kraftfahrzeuges der unteren Mittelklasse erstattet werden. Die Anerkennung des erheblichen dienstlichen Interesses ist vorder Anmietung des Mietwagens einzuholen.
Liegt kein erhebliches dienstliches Interesse vor, werden 0,15 € je Km erstattet.
Für das Benutzen eines privaten Kfz werden Ihnen einheitlich 15 Cent je Km, höchstens jedoch 120 Euro pro Dienstreise erstattet, die sogenannte "kleine Wegstreckenentschädigung". Es werden 30 Cent je Kilometer erstattet, wenn für die Benutzung eines privaten Kfz ein erhebliches dienstliches Interesse besteht, die sogenannte "große Wegstreckenentschädigung". Das erhebliche dienstliche Interesse muss mit der Genehmigung anerkannt werden.
Nein, mit der Novellierung des Bremischen Reisekostengesetzes zum 1. Juli 2009 ist die Mitnahmeentschädigung ersatzlos gestrichen worden.
Ja, für das Benutzen eines Kraftrades oder eines Elektrokleinfahrzeuges erhalten Reisende die kleine Wegstreckenentschädigung in Höhe von 15 Cent je gefahrenen Kilometer, höchstens jedoch 120 Euro pro Dienstreise.
Es kann aus Fürsorgegründen kein erhebliches dienstliches Interesse an der Benutzung eines Kraftrades oder eines Elektrokleinfahrzeuges anerkannt werden, da das Benutzen eines Kraftrades mit mehr Risiken verbunden ist, als die Benutzung eines Pkw. Die große Wegstreckenentschädigung von 30 Cent je gefahrenen Kilometer kommt daher beim Benutzen des Kraftrades nicht zum Tragen.
Bei Benutzung eines privaten Fahrrades erhalten Sie 30 Cent je gefahrenen Kilometer. Nutzen Sie Ihr privates Fahrrad in der Regel täglich bei Dienstgängen, so
erhalten Sie eine monatliche Entschädigung von 6 Euro.
Das Tagegeld beträgt zurzeit 28 Euro für jeden Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer 24 Stunden von seiner Wohnung abwesend ist, jeweils 14 Euro für den An- und Abreisetag, wenn der Arbeitnehmer auswärts übernachtet und jeweils 14 Euro für den Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer ohne Übernachtung, mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung abwesend ist.
Das Tagegeld soll die durch die Dienstreise entstandenen Mehraufwendungen für Verpflegung, z. B. in einer Gaststätte, ausgleichen. Ein weiterer Zuschuss zu den o. g. Pauschalbeträgen wird nicht gewährt, sollten die Aufwendungen für die Verpflegung nachweislich höher sein.
Bei amtlich unentgeltlich bereitgestellter Verpflegung wird das am jeweiligen Kalendertag zustehende Tagegeld um 20 Prozent für ein Frühstück bzw. um 40 Prozent für ein Mittag- oder Abendessen des Tagegeldes für einen vollen Kalendertag gekürzt. Das bedeutet das am jeweiligen Kalendertag zustehende Tagegeld wird wie folgt gekürzt:
Das Tagegeld wird auch gekürzt, wenn die Kosten für die Verpflegung mit den Übernachtungskosten, Fahrtkosten oder Nebenkosten erstattet werden.
