Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben und Sie mit Ihrer Personaldienststelle bereits am Pilotbetrieb teilnehmen möchten, informieren wir Sie gerne über Details zu unserem Projekt und die weitere Vorgehensweise. Vereinbaren Sie dazu einen unverbindlichen Termin:
Um die Bestandsakten in elektronischer Form zu erhalten, werden die Papierakten eingescannt. Dafür müssen diese entsprechend aufbereitet werden (z.B. darf kein Metall in den Akten enthalten sein). Gerne unterbreiten wir Ihnen ein Angebot zum Verscannen der Akten über das Servicecenter Digitalisierung – sprechen Sie uns gerne darauf an.
Sobald feststeht, dass Sie die elektronische Personalakte einführen, vereinbaren wir einen individuellen Zeitplan. Dieser richtet sich nach der Größe der Dienststelle und dem damit verbundenen Arbeitsaufkommen der zu digitalisierenden Akten. Ebenfalls relevant ist die Anzahl der zu schulenden Nutzer:innen, die vor Nutzung der ePA mit dem System vertraut sein müssen. Die Schulungen werden vom AFZ durchgeführt, aber durch unser Projekt koordiniert.
Sobald alle Voraussetzungen erfüllt sind, kann direkt mit der ePA gearbeitet werden. Neufälle können direkt in die ePA gespielt werden, die Bestandsakten stehen nach dem Scannen zur Verfügung.
Auch wenn sich Akten noch im Scan-Vorgang befinden, können Sie neue Dokumente bereits in der ePA ablegen. Sie können in dieser Zeit lediglich keine Einsicht in die Bestandsdokumente nehmen. Eine zeitliche Verzögerung hält sich hier jedoch in Grenzen: Von der Übergabe der Akten bis diese im System eingespielt sind, vergehen nur wenige Tage.
Posteingänge, die Ihnen in Papier zugehen, können Sie selbst in die ePA hochladen und diese gegebenenfalls anschließend vernichten. Wir empfehlen, unterschriftsrelevante Dokumente wie Arbeits- und Änderungsverträge sowie Ernennungsurkunden vorläufig in Papierform gesondert aufzubewahren. Hier ist noch nicht abschließend rechtssicher geklärt, ob eine rein digitale Vorhaltung der Dokumente ausreichend ist.
Die Bestandsakten können Sie in Ihr Archiv überführen.
Sofern Ihre Dienststelle mit kartenlesefähigen Laptops ausgestattet ist, benötigen Sie keinerlei zusätzliche Hardware. Zur Signatur bestimmter Dokumente wird über das Projekt eine personalisierte Signaturkarte je Sachbearbeitung beschafft; dies erfolgt in der Vorbereitungszeit automatisch.
Keine.
Für Fragen zur Handhabung der ePA können Sie sich jederzeit an das Supportteam wenden: